GDPR rekrytoinnissa

EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) tulee voimaan noin kolmen kuukauden päästä ja sillä on vaikutuksia yrityksen rekrytointiprosessien aikana tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn ja säilyttämiseen. Aluksi monen rekrytoijan mielestä asetuksen kokonaisuus vaikuttaa varmasti hankalalta, mutta positiiviseksi käännettynä, se on myös mahdollisuus uudistaa tietosuojakäytäntöjä ja hakijatietojen käsittelyä yrityksissä.

Rekrykäytäntöjen tietosuojan dokumentointivelvollisuuden myötä yritys voi arvioida ja läpikäydä nykyisiä käytäntöjään sekä tiedottaa niin omaa henkilökuntaa heidän velvollisuuksistaan, kuin hakijoitakin oikeuksistaan. Rekrytoijien näkökulmasta ehkä kaksi tärkeintä kohtaa asetuksessa on hakijan aktiivisen suostumuksen saaminen hänen henkilötietojen käsittelyyn ja säilytykseen sekä oikeus tulla unohdetuksi. Aktiivisen suostumuksen saamiseen on rekrytointijärjestelmän omaavissa yrityksissä suht. helppoa saada teknisellä ratkaisulla asia kuntoon, esimerkiksi pyytämällä hakijaa ”klikkaamalla” antamaan suostumuksensa yrityksellenne hänen henkilötietojen säilytykseen ja käsittelyyn – toki liitetyn kuvauksen mukaisella ja asetuksen vaatimukset täyttävällä tavalla.

Perinteisin menetelmin, vaikkapa sähköpostilla hoidettu hakemusten käsittely onkin sitten haastavampaa, etenkin hakijan suostumusten saaminen ja hakijan asianmukaisen tiedottaminen sekä näiden dokumentointi voi olla käytännössä vaikeaa. Oikeus tulla unohdetuksi, vaikuttaa aluksi hyvin selkeältä toiveelta toteuttaa. Kannattaa kuitenkin pohtia, tiettyjä tilanteita, joissa henkilötietojen poisto kaikista järjestelmistä ja tiedostoista ei ehkä olekaan mahdollista vaikka hakija näin haluaisi. Vaikkapa tilannetta, jossa hakija on aiemmin ollut yrityksessänne töissä. Työsuhteessa olleiden työntekijöiden tietoja on yleensä tarpeellista säilyttää niin kauan kuin työntekijällä on oikeus nostaa kanne työnantajaa vastaan. Kanneaika voi perustua esim. työsopimus-, työaika-, tasa-arvo- tai rikoslakiin, jotka sisältävät erilaisia kanneaikoja. Palkkatietojen säilytyksen osalta on lisäksi otettava huomioon kirjanpitolain vaatimukset.

Näiden säännösten lisäksi työtodistuksen antamista koskevat säännökset määrittävät tietojen säilyttämisaikaa. Työtodistus on annettava työntekijälle kymmenen vuoden kuluessa työsuhteenpäättymisestä ja yli kymmenen vuoden kuluttuakin, jos siitä ei aiheudu työnantajalle kohtuutonta haittaa. Jos työntekijä pyytää työtodistukseen arvioinnin työtaidosta ja käytöksestä, työnantajalla on velvollisuus antaa kyseinen todistus viiden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä.

Vastaavasti työnhakijaa koskevien tietojen säilyttämisen osalta on tarkasteltava, missä ajassa hakija voi nostaa kanteen työnantajaa vastaan laittomasta työhönotosta. Yhdenvertaisuuslain mukaan kanne on nostettava työhönottotilanteissa vuoden kuluttua siitä, kun syrjäytetty työnhakija on saanut tiedon valintapäätöksestä. Erilaisten aikarajojen johdosta työnantajan on pyrittävä määrittelemään yleiset aikarajat tietojen säilyttämiselle tai käydä säännöllisin väliajoin rekisteri läpi ja samalla poistaa sieltä tarpeettomat tiedot. Edellä mainittujen kanneaikojen lisäksi on kuitenkin erikseen arvioitava, voidaanko kanneajoista huolimatta joitakin tietoja hävittää tarpeettomina.

Lisätietoja:

Poolia Suomi Oy

Jose Majanen
toimitusjohtaja
jose.majanen@poolia.fi
0207290831 

Laadukasta rekrytointia vuodesta 1989 +358-20-7290830 info@poolia.fi